Cara update perubahan di style word

Kuasai Perubahan Gaya Word: Panduan Komprehensif untuk Memperbarui dan Menyelaraskan Tampilan Dokumen Anda

Dalam dunia penulisan dokumen, konsistensi adalah kunci. Baik Anda sedang menyusun laporan ilmiah, naskah novel, proposal bisnis, atau sekadar catatan pribadi, memastikan bahwa semua elemen gaya – mulai dari ukuran font, perataan teks, hingga penomoran bab – seragam dan teratur sangatlah penting. Microsoft Word, sebagai alat pengolah kata terdepan, menawarkan fitur Styles yang revolusioner untuk mencapai konsistensi ini. Namun, terkadang kita perlu memperbarui gaya yang sudah ada atau bahkan membuat gaya baru. Artikel ini akan membimbing Anda melalui seluk-beluk cara memperbarui perubahan gaya di Word, memastikan dokumen Anda terlihat profesional, terstruktur, dan mudah dibaca.

Memahami Konsep Gaya di Word

Sebelum kita menyelami cara memperbarui perubahan, mari kita pahami terlebih dahulu apa itu Styles di Word. Styles bukanlah sekadar pengaturan format sementara, melainkan sebuah kumpulan format yang diberi nama dan dapat diterapkan pada teks. Ada dua jenis utama gaya di Word:

1. Gaya Karakter (Character Styles): Mengontrol format satu atau sekelompok karakter, seperti jenis font, ukuran, warna, tebal, miring, garis bawah, atau efek teks. Gaya karakter tidak memengaruhi paragraf secara keseluruhan. Contoh umum termasuk gaya untuk nama ilmiah, kutipan langsung pendek, atau penekanan kata.
2. Gaya Paragraf (Paragraph Styles): Mengontrol format satu atau lebih paragraf, termasuk perataan teks (kiri, kanan, tengah, rata kiri-kanan), indentasi, spasi antar baris dan antar paragraf, tabulasi, penomoran, dan batas. Gaya paragraf adalah yang paling sering digunakan dan menjadi tulang punggung struktur dokumen.

Ketika Anda menerapkan gaya pada teks, Word akan mengikuti semua aturan format yang telah ditentukan dalam gaya tersebut. Jika Anda memutuskan untuk mengubah format dari gaya tersebut, semua teks yang menggunakan gaya itu akan diperbarui secara otomatis. Inilah kekuatan dan keindahan dari penggunaan Styles.

Mengapa Memperbarui Gaya Sangat Penting?

Ada beberapa skenario di mana Anda perlu memperbarui gaya yang ada:

• Perubahan Kebutuhan Desain: Anda mungkin menyadari bahwa font yang Anda pilih awalnya kurang terbaca, atau spasi antar paragraf terlalu rapat. Memperbarui gaya memungkinkan Anda melakukan penyesuaian ini dengan cepat di seluruh dokumen.
• Koreksi Kesalahan: Terkadang, saat menerapkan gaya, mungkin ada kesalahan format yang terlewatkan. Memperbarui gaya adalah cara tercepat untuk memperbaikinya.
• Menyelaraskan dengan Standar: Jika Anda bekerja pada dokumen yang harus mengikuti panduan gaya tertentu (misalnya, gaya penulisan jurnal, panduan gaya perusahaan, atau persyaratan akademis), Anda perlu memastikan gaya Word Anda sesuai.
• Menghemat Waktu: Daripada mengklik dan memformat setiap elemen secara manual setiap kali, memperbarui gaya dari satu lokasi akan menghemat waktu yang signifikan, terutama pada dokumen panjang.
• Konsistensi Lintas Dokumen: Jika Anda sering menggunakan set gaya yang sama untuk berbagai proyek, menyimpan gaya yang sudah diperbarui di template dapat memastikan konsistensi bahkan saat Anda memulai dokumen baru.

Langkah-Langkah Memperbarui Gaya yang Ada di Word

Ada beberapa cara untuk memperbarui gaya yang sudah ada di Microsoft Word, tergantung pada apakah Anda ingin memperbarui gaya yang sedang digunakan pada teks atau memodifikasi gaya itu sendiri.

Metode 1: Memperbarui Gaya Berdasarkan Teks yang Diformat

Ini adalah metode yang paling intuitif dan seringkali paling cepat jika Anda telah memformat beberapa teks secara manual sesuai dengan perubahan yang Anda inginkan, lalu ingin gaya tersebut mencerminkan perubahan tersebut.

1. Format Teks Anda:

   • Pilih satu atau lebih paragraf yang menggunakan gaya yang ingin Anda perbarui.
   • Terapkan perubahan format yang Anda inginkan secara manual ke teks yang dipilih tersebut. Misalnya, jika Anda ingin membuat gaya "Heading 1" menjadi berukuran 16pt dan berwarna biru, ubah teks yang diformat dengan gaya "Heading 1" menjadi 16pt dan berwarna biru.
   • Pastikan semua perubahan yang Anda inginkan sudah diterapkan pada teks yang dipilih.

2. Identifikasi Gaya yang Digunakan:

   • Tempatkan kursor di dalam salah satu paragraf yang baru saja Anda format ulang.
   • Buka tab Home.
   • Di grup Styles, Anda akan melihat nama gaya yang sedang aktif ditampilkan di kotak Styles Gallery. Catat nama gaya ini (misalnya, "Heading 1").

3. Perbarui Gaya:

   • Klik kanan pada nama gaya yang aktif di Styles Gallery.
   • Dari menu konteks yang muncul, pilih Update to Match Selection. (Contoh: Update Heading 1 to Match Selection).

   Word sekarang akan memperbarui definisi gaya tersebut agar sesuai dengan format teks yang Anda pilih. Semua teks lain dalam dokumen Anda yang menggunakan gaya ini akan secara otomatis diperbarui untuk mencerminkan perubahan ini.

Tips Tambahan:

• Metode ini sangat berguna jika Anda tidak yakin di mana menemukan pengaturan gaya, tetapi Anda tahu cara memformat teks secara manual.
• Pastikan Anda telah memformat teks dengan semua perubahan yang Anda inginkan sebelum memperbarui gaya. Jika ada perubahan yang terlewat, Anda perlu memformat ulang teks tersebut dan mengulangi langkah pembaruan gaya.

Metode 2: Memodifikasi Gaya Melalui Dialog Box Style

Metode ini memberikan kontrol yang lebih rinci dan merupakan cara yang lebih terstruktur untuk memperbarui gaya, terutama jika Anda ingin mengubah beberapa aspek gaya sekaligus atau ingin memastikan semua pengaturan gaya dipertimbangkan.

1. Akses Dialog Box Style:

   • Buka tab Home.
   • Di grup Styles, klik panah kecil di sudut kanan bawah grup tersebut. Ini akan membuka panel Styles di sisi kanan layar Anda.
   • Di bagian bawah panel Styles, Anda akan melihat beberapa ikon. Klik ikon yang terlihat seperti amplop dengan panah melengkung keluar (biasanya ikon "Manage Styles"). Atau, Anda bisa langsung mengklik tombol Options di bagian bawah panel Styles, lalu pilih Manage Styles.

2. Pilih Gaya yang Akan Dimodifikasi:

   • Di jendela Manage Styles, pastikan Anda berada di tab Modify.
   • Anda akan melihat daftar semua gaya yang tersedia di dokumen Anda. Anda dapat memfilter daftar ini menggunakan opsi "Show" di bagian bawah (misalnya, "All Styles", "Used Styles", "Recommended Styles").
   • Pilih gaya yang ingin Anda perbarui dari daftar.

3. Modifikasi Pengaturan Gaya:

   • Setelah gaya dipilih, Anda dapat memodifikasi pengaturannya. Di bagian bawah jendela Manage Styles, Anda akan melihat tombol Modify…. Klik tombol ini.

   • Jendela Modify Style akan muncul. Di sini Anda dapat mengubah berbagai aspek gaya:

     • Name: Mengganti nama gaya (hati-hati jika gaya ini sudah digunakan banyak).
     • Style type: Mengubah apakah ini gaya paragraf atau karakter.
     • Style based on: Mengatur gaya ini berdasarkan gaya lain. Ini adalah konsep penting dalam hierarki gaya. Misalnya, "Heading 2" biasanya dibuat berdasarkan "Heading 1".
     • Style for following paragraph: Menentukan gaya apa yang akan diterapkan secara otomatis pada paragraf berikutnya setelah paragraf yang menggunakan gaya ini. Ini sangat berguna untuk struktur penomoran bab.
     • Formatting: Bagian ini adalah inti dari modifikasi. Anda dapat mengubah:
       • Font: Jenis font, ukuran, warna, gaya (bold, italic), garis bawah, efek teks.
       • Paragraph: Perataan, indentasi, spasi sebelum/sesudah paragraf, spasi antar baris, tabulasi, nomor halaman, dan batas.
       • Tabs: Mengatur posisi tabulasi.
       • Border: Menambahkan atau memodifikasi batas paragraf.
       • Language: Mengatur bahasa untuk pemeriksaan ejaan dan tata bahasa.

   • Untuk mengakses pengaturan yang lebih mendalam (seperti spasi lanjutan, tata letak, atau kerangka), klik tombol Format di kiri bawah jendela Modify Style. Ini akan membuka dialog box yang lebih terperinci untuk Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, dan Frame.

4. Pilih Opsi Pembaruan:

   • Setelah Anda selesai melakukan perubahan di jendela Modify Style, perhatikan dua opsi penting di bagian bawah:
     • Add to the Styles gallery: Centang kotak ini jika Anda ingin gaya yang diperbarui ini muncul di galeri gaya di tab Home.
     • New documents based on this template: Ini adalah opsi krusial jika Anda ingin perubahan gaya ini permanen dan tersedia untuk dokumen baru di masa mendatang. Jika Anda mencentang opsi ini, Word akan menyimpan perubahan gaya ke template yang mendasari dokumen Anda saat ini (biasanya Normal.dotm).

5. Konfirmasi Perubahan:

   • Klik OK di jendela Modify Style.
   • Klik OK lagi di jendela Manage Styles (jika Anda membukanya dari sana).

Semua teks yang menggunakan gaya yang dimodifikasi akan diperbarui secara otomatis di seluruh dokumen Anda.

Keuntungan Metode Ini:

• Kontrol penuh atas setiap aspek gaya.
• Kemampuan untuk mengatur gaya yang mengikuti, yang sangat penting untuk alur kerja yang efisien.
• Kemampuan untuk menyimpan perubahan gaya ke template agar dapat digunakan di dokumen baru.

Memperbarui Gaya untuk Dokumen Baru (Menggunakan Template)

Seperti yang disebutkan di atas, opsi New documents based on this template adalah kunci untuk membuat perubahan gaya Anda tersedia di masa mendatang. Ketika Anda membuat dokumen baru di Word, dokumen tersebut biasanya didasarkan pada template Normal.dotm.

• Jika Anda mencentang "New documents based on this template" saat memodifikasi gaya, dan Anda tidak sedang bekerja pada template khusus, maka perubahan tersebut akan disimpan ke Normal.dotm. Ini berarti setiap kali Anda memulai dokumen baru dengan pengaturan default, gaya yang telah diperbarui akan tersedia.

• Jika Anda bekerja dengan template kustom (misalnya, template untuk laporan tahunan perusahaan), Anda harus memastikan bahwa Anda mencentang opsi ini saat memodifikasi gaya di dalam template tersebut. Untuk melakukan ini, Anda mungkin perlu membuka template secara langsung (File > Open > pilih file template Anda) sebelum membuat perubahan gaya, lalu simpan template tersebut.

Memperbarui Gaya yang Tidak Ada (Membuat Gaya Baru)

Selain memperbarui gaya yang sudah ada, Anda juga mungkin perlu membuat gaya baru.

1. Pilih Teks Contoh: Pilih bagian teks yang sudah Anda format sesuai keinginan Anda untuk gaya baru.
2. Buka Panel Styles: Klik panah kecil di sudut kanan bawah grup Styles di tab Home.
3. Buat Gaya Baru: Di bagian bawah panel Styles, klik ikon New Style (biasanya ikon "+" atau kertas dengan tanda tambah).
4. Konfigurasi Gaya Baru:
   • Jendela Create New Style from Formatting akan muncul.
   • Beri nama yang deskriptif pada gaya Anda di kotak Name.
   • Konfigurasikan opsi lain seperti Style type, Style based on, dan Style for following paragraph.
   • Pastikan opsi Add to the Styles gallery dicentang agar gaya baru Anda mudah diakses.
   • Jika Anda ingin gaya ini tersedia untuk dokumen baru, centang New documents based on this template.
5. Klik OK: Gaya baru Anda akan dibuat dan diterapkan pada teks yang Anda pilih, serta ditambahkan ke galeri gaya Anda.

Memperbarui Gaya dalam Dokumen yang Berbeda

Jika Anda memiliki set gaya yang konsisten yang ingin Anda terapkan pada dokumen yang berbeda, Anda bisa menggunakan fitur Organizer di Word.

1. Buka Dialog Box Style: Ikuti langkah 1-2 dari "Metode 2: Memodifikasi Gaya Melalui Dialog Box Style".
2. Buka Organizer: Di jendela Manage Styles, klik tombol Organizer… di bagian bawah.
3. Salin Gaya:
   • Anda akan melihat dua jendela: satu menampilkan gaya dari dokumen yang sedang terbuka, dan yang lainnya menampilkan gaya dari template atau dokumen lain.
   • Di jendela yang menampilkan gaya dari dokumen lain, klik tombol Open File… dan pilih dokumen atau template yang berisi gaya yang ingin Anda salin.
   • Pilih gaya yang ingin Anda salin dari daftar di jendela sebelah kanan.
   • Klik tombol Copy >> untuk menyalin gaya tersebut ke dokumen Anda yang sedang terbuka.
4. Tutup Organizer: Klik Close.

Sekarang, gaya yang Anda salin akan tersedia di dokumen Anda. Anda kemudian dapat memodifikasinya jika perlu.

Praktik Terbaik untuk Mengelola Gaya

• Gunakan Gaya untuk Segalanya: Sebisa mungkin, hindari pemformatan manual. Terapkan gaya untuk judul, subjudul, badan teks, kutipan, daftar, dll.
• Beri Nama Gaya yang Deskriptif: Nama seperti "Heading 1", "Body Text", "Quote", "Caption" lebih mudah dipahami daripada "Gaya1", "Gaya2".
• Perhatikan Hierarki Gaya: Gunakan "Style based on" secara bijak. Misalnya, "Heading 2" harus didasarkan pada "Heading 1", "Heading 3" pada "Heading 2", dan seterusnya. Ini membantu menjaga konsistensi dan memfasilitasi penyesuaian di masa depan.
• Simpan Gaya Anda di Template: Ini adalah cara terbaik untuk memastikan konsistensi antar dokumen. Buatlah template kustom dengan semua gaya yang Anda butuhkan.
• Periksa "Style for following paragraph": Mengatur ini dengan benar dapat mempercepat proses pengetikan Anda secara drastis.
• Pahami Perbedaan Antara Gaya Karakter dan Paragraf: Gunakan gaya karakter hanya ketika Anda perlu memformat bagian teks tertentu dalam sebuah paragraf, bukan seluruh paragraf.

Kesimpulan

Menguasai cara memperbarui perubahan gaya di Microsoft Word adalah keterampilan fundamental bagi siapa saja yang serius tentang pembuatan dokumen yang profesional dan konsisten. Dengan memahami konsep Styles, memanfaatkan metode pembaruan yang ada, dan menerapkan praktik terbaik, Anda dapat menghemat waktu yang berharga, memastikan keseragaman visual di seluruh dokumen Anda, dan memproyeksikan citra kompetensi dan perhatian terhadap detail. Baik Anda seorang pelajar, profesional, atau penulis, berinvestasi waktu untuk memahami dan mengelola gaya Word Anda akan memberikan imbalan yang besar dalam kualitas dan efisiensi kerja Anda. Jadi, jangan ragu untuk bereksperimen, memodifikasi, dan memperbarui gaya Anda – dokumen Anda akan berterima kasih.

>